申請閱覽、抄錄或複製檔案者，應載明下列事項：
一、申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所。
二、有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。
三、檔號、文（編）號、檔案名稱、內容要旨或其他可供查詢檔號之資訊。
四、申請項目。
五、申請目的。
六、有使用檔案原件之必要者，其事由。
七、申請日期。

前項申請，得以下列方式為之：
一、申請書簽章後，得親自持送、郵寄或傳真。
二、申請書經申請人以符合電子簽章法第十條規定之憑證簽署者，以電子文件向各機關指定之資訊系統為之。
三、於各機關網站或其他電子設備所建置之電子表單申請。