各機關移轉永久保存之檔案，以每年辦理一次為原則。

屆滿移轉年限之檔案，移轉前各機關應先辦理檔案保存價值鑑定，經鑑定仍具永久保存價值者，應編製檔案移轉目錄，併同鑑定報告，依本法施行細則第十條第一項各款所定程序，函送檔案中央主管機關審核。

前項目錄應記載下列事項：
一、年度號、分類號、案次號。
二、卷數。
三、案名。
四、檔案產生者。
五、案卷內文件起迄日期。
六、屬機密檔案者，其機密等級。
七、案情摘要。
八、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，其儲存媒體型式。
九、其他經檔案中央主管機關指定事項。

機關檔案非以案卷層級著錄，而已依案件編目完成者，其檔案移轉目錄，應記載下列事項：
一、檔號。
二、案名。
三、案由。
四、來（受）文者。
五、文件產生日期。
六、有附件者，其名稱及數量。屬機密檔案者，得不著錄附件名稱。
七、屬機密檔案者，其機密等級。
八、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，其儲存媒體型式。
九、其他經檔案中央主管機關指定事項。

檔案移轉目錄格式，由檔案中央主管機關另定之。