審核會議議案及報告案，於開會前三日以書面提出，並於開會前一日繕印分送出席或有關列席人員。如有緊急案件，得臨時提出之。

涉及機密性之議案及報告案，於開會時分送出列席人員，會後由承辦會議文書人員即時收回。