本辦法用詞，定義如下：
一、醫院：指總床數達一百床以上之私立醫院、醫療法人醫院及其他法人附設醫院。
二、所屬人員：指醫院執行業務之過程，接觸個人資料之人員。
三、專責人員：指醫院指定，負責規劃、訂定、修正及執行個人資料檔案安全維護計畫（以下簡稱安全維護計畫），及業務終止後個人資料處理方法與其他相關事項，並應定期向醫院提出報告之人員。
四、查核人員：指醫院指定，負責評核安全維護計畫執行情形及成效之人員。

前項第三款與第四款人員，不得為同一人。