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經濟部標準檢驗局高雄分局辦事細則   第 四 章 文書處理及公文稽查 ( 89年06月07日)
第 23 條
本分局處理公文人員應遵照行政院「文書處理手冊」之規定辦理各項文書。

第 24 條
本分局職員,對於其經辦公文或公務須嚴格保守機密,不得有所洩漏或遺失。

第 25 條
本分局公文收發,區分為總收發及單位收發二種。

公文收發,使用公文管理系統列管,總收文登錄分辦後,列印公文分辦單由單位收發人員簽收確認,發文人員應註記發文及歸檔辦結日期,供稽催人員查考及歸檔存查銷號之用。

第 26 條
本分局收發人員除注意例行簽收、拆封、編號外須注意下列事項:
一、凡附有現金、支票、匯票或其他有價證券之公文,應即送出納在來文註明或發給收據後,再行分辦。
二、如來文封套上未註明密件,拆封後始發覺;為密件者,仍依密件處理。

第 27 條
單位收發人員應注意下列事項:
一、經點收清楚來文後,應在公文管理系統收件選項點收確認。
二、單位移文或送會時,應於送件選項輸入移往送會單位,並註明移文日期時間。
三、創稿文件,於創稿選項下登錄新增後,依規定程序列管。
四、存後提辦及先行復知文件,依創稿文件處理程序辦理。

第 28 條
發文人員應完成審查附件、掛號、繕校、用印、繕寫信封後依照公文性質緩急分別以普通、限時專送、掛號、快遞、電傳、電子郵件等方法寄遞。

第 29 條
公文處理時限以不超過下列時間為原則:
一、最速件隨到隨辦。
二、速件不超過三天。
三、普通件不超過六天。
四、人民申請案件除有關技術性或專業案件,辦理過程在七天以上者,其處理時限得另訂之,餘均以最速件處理。

第 30 條
各單位承辦之文件,若案情複雜,須經詳細審核磋商或查考複雜之前案,以及來文定有答復之期限,而不能於前條規定時限內辦出者,得按左列展期之規定辦理:
一、展期天數七日以內者,由單位主管核定。
二、展期天數逾七日者,由分局長核定。
三、來文定有答復期限,因故不能按期辦出者,應先協調函知來文單位。

第 31 條
各單位收發人員應根據現用公文管理系統,切實辦理公文稽催查詢。研考人員稽催查詢公文時效及公文品質相關事項。

第 32 條
檔案管理應依「事務管理規則」及行政院「檔案管理手冊」內有關檔案管理之規定辦理。有關內部作業,由秘書室自行訂定。

第 33 條
機密文件處理應依行政院「文書處理手冊」中文書保密及「國家機密保護辦法」辦理。