補助對象向貿易署申請補助時，應檢附下列文件：
一、辦理推廣貿易業務補助申請書。
二、辦理推廣貿易業務申請補助計畫書。
三、辦理推廣貿易業務申請補助經費預算表。
四、檢附主管機關許可設立之證明或章程影本。
五、其他經貿易署指定之相關證明文件。

同一案件向二個以上機關提出申請補助，應列明全部經費內容，及向各機關申請補助之項目及金額。

貿易署受理申請補助之案件，得邀請學者、專家等參與評審；必要時，並得邀請申請補助單位說明。

受補助單位對補助款之動支，限於經核定之補助計畫及補助項目，並應設明細帳戶處理，不得與其他經費混列。

經核定之補助計畫如須變更或取消計畫內容，受補助單位應於計畫預定執行十五日前，向貿易署申請同意後始得辦理。但經貿易署專案核准者，不在此限。

前項計畫與貿易署主辦、補助或委辦之其他計畫規劃合併辦理時，應於合併之計畫預定執行十五日前，向貿易署申請同意後始得辦理。

前二項原計畫之辦理時程早於新計畫時，應於原計畫預定執行十五日前，向貿易署申請同意後始得辦理。

貿易署於受理計畫變更申請時，應審查該項計畫之變更是否合乎原補助目的及補助金額配置是否適當，並得在原核定補助金額內酌減補助金額。

受補助單位應於補助核定後執行前，將計畫名稱、執行時間及地點以公開方式周知所屬會員及計畫之受益人。

第一項所稱公開周知方式，包括書面通知、會員大會通過、網際網路公告、電子郵件通知、公會期刊報導或其他經貿易署同意之方式。

個別計畫核定之補助金額達新臺幣三十萬元以上者，受補助單位得於計畫執行前三個月內申請預撥五成補助款。但經貿易署專案核准者，不在此限。

依前項規定申請預撥者，應檢附下列文件：
一、預撥補助款申請書。
二、申請預撥補助款承諾書。
三、領據。

經核定之補助計畫無法執行時，如有預撥款，應將預撥補助經費與其產生之利息及其他衍生收入一併退還。

受補助單位依第十二條規定申請變更計畫內容，未經貿易署同意者，如有預撥款時，準用前項規定。

受補助單位應於計畫結束後一個月內，遇年度終了時於年度終了後五日內，檢附下列文件向貿易署辦理核銷：
一、經費收支明細表。
二、成果報告書。
三、收據或統一發票。
四、補助金額之支用單據。
五、公開周知貿易署補助計畫之書面證明影本。
六、其他相關文件。

前項第一款之經費收支明細表，於同一案件由兩個以上機關補助者，應列明各機關實際補助項目及金額，並應詳列支出用途及全部實支經費總額。

第一項第四款之支用單據經核銷後，由貿易署退還各受補助單位保存。但補助業務已委託法人或團體辦理者，支用單據由受託單位存管。

受補助單位應本於誠信原則對支用單據之支付事實及真實性負責，如有不實應負相關責任。

除第一項相關文件外，受補助單位並應依下列規定向貿易署辦理核銷：
一、赴國外舉辦或參加國際展覽者，應於參展攤位明顯使用我國國際展覽識別體系標誌，並檢附證明相片辦理核銷。但情況特殊無法使用我國國際展覽識別體系標誌，經貿易署專案核准者，得檢附相關證明文件。
二、獲補助差旅費者，應於返國一個月內依行政院及所屬各機關出國報告綜合處理要點規定格式提交出國報告書。
三、參加國際展覽計畫者，應檢附參展廠商領取補助款之收據或統一發票。但情況特殊經貿易署專案核准者，得檢附相關證明文件。
四、組團赴國外拓展貿易計畫者，應檢附團員名單、舉辦活動相片、與往訪地點之我駐外單位或國外公協會之聯繫文件及文宣廣告等資料。

補助經費產生之利息或其他衍生收入，連同補助經費，經結算後，如有賸餘，應按計畫經費來源比例繳還貿易署。但賸餘款超過補助經費時，貿易署不予補助；如有預撥款項時，受補助單位應將該預撥款、利息及其他衍生收入全數繳還貿易署。

受補助單位收受退還之支用單據後，應依其主管機關訂定之法規與會計制度辦理保存及銷毀。